En estos tiempos del COVID19 o coronavirus, se ha tenido que impulsar por la fuerza el teletrabajo. Una opción temida para muchas empresas, y también trabajadores, pero que con organización y buena disposición es muy posible y beneficiosa para ambos. En pleno siglo XXI, cuando todo está interconectado, el trabajo a distancia o teletrabajo es más fácil que nunca; y no por no estar 8 horas en la oficina se trabaja menos o peor. Para nada. Es más, beneficia la productividad, pues cuando no estamos pendientes de la hora para irnos porque estamos hartos, perdemos el bus o pensando en el atasco que habrá de vuelta; ponemos más ganas al trabajo, a que salga bien e incluso si hay que dar un poco más se hace con gusto. ¿No os parece? Por supuesto el teletrabajo no es algo factible para el 100% de los sectores, pero, ¿por qué no facilitar esta opción a lxs que sí puedan?
Muchxs son reticentes porque no ven cómo organizar del todo bien las tareas o estar conectados del todo con sus equipos en la distancia, pero con disposición y las herramientas adecuadas, es posible. A continuación os cuento tres herramientas de comunicación que facilitan mucho no solo la conversación entre equipos; sino también la disposición de tareas, algo clave para poder sacar el trabajo adelante. Trabajo con ellas habitualmente y bien utilizadas son maravillosas, de verdad:
1.Slack
Algunos lo califican como un simple Whats App de empresa, pero va mucho más allá. Para empezar no se asocia a tu número personal, por lo que no te estarán fundiendo el móvil con mil grupos de whats app diferentes. ¿Te imaginas tener un grupo por cada proyecto que tienes en el trabajo? Locura. Con slack te conectas a través de tu correo (es más cómodo dar el del trabajo) y creas espacios de trabajo. En una misma plataforma puedes tener diferentes espacios en función de tus proyectos o colaboraciones. Así tienes más claro de un solo vistazo de qué tema o departamento estás hablando.
También permite poder trabajar bien con personas que incluso no conocemos físicamente, pero que pueden colaborar de forma freelance con la empresa, están en otra sede, están fuera por viaje de trabajo…etc. No siempre nos toca trabajar codo con codo en los mismos proyectos que nuestro compi de escritorio, en muchas ocasiones nos toca trabajar con gente de otra planta, otro departamento…¡otro país! Las posibilidades son infinitas y con Slack todo se facilita. Además de conversaciones grupales también da la opción de abrir chats directos con los miembros del equipo si se necesita. Puedes invitar a nuevos compañeros o colaboradores que se hayan incorporado al proyecto. Y cuando no estás disponible por horario o por vacaciones…basta con ponerlo en tu estado y no recibirás notificaciones en el móvil, la tablet o el ordenador. ¡La herramienta perfecta para la comunicación en tiempo real! Cabe destacar que también permite compartir documentos, imágenes…todo lo necesario para trabajar.
2.Trello
Trello es la opción ideal para organizar los proyectos y facilitar la distribución de tareas. En la oficina están las reuniones y el preguntar al compi de al lado, pero en el teletrabajo hace falta que la organización quede clara y esté accesible todo el rato.
Con trello se pueden crear tableros de tareas y señalar a las personas responsables de cada una. Así todo el equipo de dicho proyecto puede comprobar a quién le toca cada acción por si tiene que preguntar o compartir algo relacionado. Otra ventaja de Trello es que además de visualizar quién hace qué; también permite visualizar el progreso de cada tarea y comprobar qué está acabado, qué en proceso…Así sabes cómo va en todo momento el trabajo del resto de tu equipo. Para que esta herramienta sea útil y funcional cada miembro tiene que estar comprometido y cambiar la tarea a finalizada si lo ha hecho, añadir más acciones si hace falta, comprobar que los progresos estén actualizados…requiere un compromiso por parte de cada miembro, pero una vez que se adquiere práctica es bastante útil.
3.Microsoft Office 365
Al trabajar desde casa no tenemos el mismo equipo del que se dispone en una oficina y los PCs pueden ser menos potentes, con menos memoria…etc. Por eso tener una nube de archivos puede ayudar a que no perdamos nada y que todo se vaya guardando según lo hacemos.
Yo trabajo mucho con el Office 365, en concreto con One Drive y me encanta saber que se va guardando todo lo que escribo en tiempo real, de manera que si por alguna casualidad se me va la luz o el PC se me apaga de repente…¡el texto seguirá ahí! Nada de tiempo perdido. Texto, presentaciones, tablas de excell…lo que cada uno necesite. Además, como se accede con tu mail, puedes acceder desde el móvil o la tablet en cualquier momento a tus archivos o descargarte copias si necesitas enviarlas, por ejemplo.
Lo principal para que el teletrabajo funcione es querer, por supuesto, tener una buena disposición y centrarse en que no se está en casa de relax, sino trabajando. Ponerse unas pautas y unos horarios ayuda, especialmente al principio, para no distraerse demasiado y sacar todo el curro adelante sin dedicarle 20 horas. De verdad, ¡sí se puede! Ayuda a la conciliación, a la calidad de vida de los trabajadores y a la productividad para las empresas. Creo que todos ganamos.
Por supuesto que hay más herramientas que estas tres, pero os he contado sobre las que más utilizo a diario en diferentes proyectos y las que mejores resultados me ofrecen (por eso sigo con ellas). ¿Tenéis alguna que queráis compartir para los nuevos integrantes del mundillo freelance? ¡Los comentarios son bienvenidos!
Fuente: Eva Cifuentes
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